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[Fresh制度栏] 2018年活动申请制度

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发表于 2018-3-24 22:06 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 莲叶 于 2018-9-26 15:21 编辑

活动申请制度


一.时间要求
申请活动:提前14天

注意:活动申请资料发送时间必须大于八个工作日,如果活动申请资料发送时间小于八个工作日(周一到周五算作工作日),将不予受理并告知更改到更往后的日期(社联要求提前七个工作日交纸质版到社联办公室,而网申需要一个工作日,故小于八个工作日只能被退回重新更改日期)


二.具体申请流程

              至少在摆摊举办前三天,活动负责人需提交《活动策划书终版》《摆摊方案》至理事邮箱审批,若审核通过,方可进行摆摊;若审核不通过,在计划摆摊时间一天前根据修改意见完善并通过审核后,可进行摆摊。若计划摆摊时间前一天审核仍不通过,则该摆摊活动取消;摆摊前一天以审核通过的截图为凭证向秘书部借用帐篷、桌椅。


(一)北校活动
a.活动负责人需在举办活动前两周按要求填写(在论坛下载最新表格,根据填表向导)
1)【五山校区】活动申请表(Excel文档,务必用电脑打开填写,里面每一栏都有相应填写指南)
2)【大学城校区】活动申请表  (注意把后面不需要的表格删除)
3)活动策划书
4200字嘉宾简介(若该大型活动的嘉宾为非本校人员)
5)通过宣传部审核的活动海报以及宣传部审批海报通过的截图证明(若要张贴海报)
6)社联版资金预算经费表(社联版,活动经费大于200元或有外部赞助时)
并发送到理事邮箱(council@scutfresh.org)等待协会审批.

b. 理事审批通过后,活动负责人将
1)【五山校区】活动申请表(Excel文档,务必用电脑打开填写,里面每一栏都有相应填写指南)
2)【大学城校区】活动申请表(注意把后面不需要的表格删除)
3)活动预算表(活动前用)
4)通过宣传部审核的活动海报以及宣传部审批海报通过的截图证明(若要张贴海报)
5)活动策划书
6)社联版资金预算经费表(社联版,活动经费大于200元或有外部赞助时)
发送到秘书部工作邮箱mishuaffairs@scutfresh.org. 邮件主题命名格式为:活动申请+活动名称(简称,不宜过长)+活动时间+负责人自然名,如:活动申请 周年庆 6.2 鬼针草,附件以活动名称命名。(由【秘书部活动申请负责人】进行北校社联网申)

c. 待社联网上审批通过后,由【秘书部活动申请负责人】将纸质版申请表交到社联处,等待北校社联审批纸质表。

d.【该活动负责人】收到北校社联办公室活动审批成功的短信后,便可前往北校社联办公室领取纸质版审批成功的表格。
注:讲座申请步骤与普通活动申请步骤相同。


(二)南校活动

a.活动负责人需在举办活动前两周按要求填写(在论坛下载最新表格,根据填表向导)
1)【五山校区】活动申请表(Excel文档,务必用电脑打开填写,里面每一栏都有相应填写指南)
2)【大学城校区】活动申请表  (注意把后面不需要的表格删除)
3)活动策划书
4)200字嘉宾简介(若该大型活动的嘉宾为非本校人员)
5)通过宣传部审核的活动海报以及宣传部海报通过的截图证明(若要张贴海报)
6)社联版资金预算经费表(社联版,活动经费大于200元或有外部赞助时)
并发送到理事邮箱(council@scutfresh.org)等待协会审批.

b.理事审批通过后,活动负责人将
1)【五山校区】活动申请表(Excel文档,务必用电脑打开填写,里面每一栏都有相应填写指南)
2)【大学城校区】活动申请表(注意把后面不需要的表格删除)
3)活动预算表(活动前用)
4)通过宣传部审核的活动海报以及宣传部海报通过的截图证明(若要张贴海报)
5)活动策划书
6)社联版资金预算经费表(社联版,活动经费大于200元或有外部赞助时)
发送到秘书部工作邮箱mishuaffairs@scutfresh.org,邮件主题命名格式为:活动申请+活动名称(简称,不宜过长)+活动时间+负责人自然名,如:活动申请 周年庆 6.2 鬼针草,附件以活动名称命名。(由【秘书部活动申请负责人】进行北校社联网申)

c.协会审批通过且社联网上审批通过后,由【秘书部活动申请负责人】将纸质版【五山校区】新活动申请表交到北校社联处

d.北校社联通过后,【该活动负责人】持      p.s必须提前三个工作日
1)审批通过的【五山校区】活动申请表纸质版复印件(或复印件照片的打印版)
2)活动海报(若要张贴海报,A4打印)
3)活动策划书
4)【大学城校区】新活动申请表  (纸质版)
交到南校社联处(C3办公室,值班时间为周二19:30-2100,周一周三周四周五20:00-21:30),等待社联审批。
注明:①我们属于十佳社团,不需要提交资金使用情况表,如被问到可以向社联说明
           ②复印件可以联系活动申请负责人领取,也可以让活动申请负责人发照片然后自行打印
           ③以后在活动经费大于200元或者有外部赞助时,需要在活动申请时提交社联版资金预算经费表(注意协会版本的预算表也要同时提交)。

e.社联审批通过后,该南校活动即申请完成。

注意: ①如果该活动是讲座,除了完成前面的步骤以外,【该活动负责人】还需要将
        (1)活动嘉宾详细资料;
        (2)活动策划书(是否涉及现场互动环节);
        (3)讲座现场具体流程及主讲内容文案;
         提前14天(学术讲座)/一周(非学术讲座)报与学工办(C1-117)→团工委(电子版scuttuangongwei@163.com)→ 保卫处(B1-422)审批

     ②如果该讲座涉外(有校外人员参与),【该活动负责人】还需要将
        (1)报备学生组织主要负责人及指导老师或学院团委书记(负责人是会长,指导老师是梁老师)
        (2 )专家接待和相关费用等。提前14天报与学工办C1-117)→团工委(电子版scuttuangongwei@163.com)→保卫处(B1-422)审批]团工委(电子版scuttuangongwei@163.com)→保卫处(B1-422)审批




三.惩罚措施
根据秘书部工作要求结合协会实际情况将惩罚措施分为以下等级:
级别一:清洗公共物资(25条头巾或10件马甲或两面会旗(无论大小))并于3天内联系归还给秘书部南校干事(只要求干净)
级别二:双倍清洗公共物资(时间要求同上)
级别三:三倍清洗公共物资(时间要求同上)

v  不按时提交活动申请表者的惩罚级别为一级,如若再犯上述错误,则升级惩罚(如xx组此次违规,惩罚为一级,若再次违规则则惩罚升为二级)。
v  临时申请活动(提前三天内申请活动惩罚为三级)(突发的外接或外部活动需临时申请不被惩罚)。
v  对于不执行或不按时执行或不按惩罚标准执行惩罚者(或部组),惩罚为下次不帮忙申请活动(酌情而定)。

                 



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 楼主| 发表于 2018-3-27 22:38 | 显示全部楼层
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注意:活动申请表填写导向有改动。
 楼主| 发表于 2018-4-10 22:41 | 显示全部楼层
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本帖最后由 莲叶 于 2018-9-26 15:21 编辑
莲叶 发表于 2018-3-27 22:38
注意:活动申请表填写导向有改动。

注意,摆摊方面有大变动!
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