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[Fresh制度栏] 2018年物资借用制度

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发表于 2018-3-24 23:18 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 鸢尾~ 于 2018-3-25 22:22 编辑

物资借用制度

一. 申请物资
            借物资者按规定填写《物资借用流通登记表》(邮件命名格式为:借用人+借用时间+借用理由),并在借用人前来领取物资2-4天前将该表发至协会邮箱freshths@scutfresh.org 并发送短信告知,如有问题,可通过微信、QQ联系物资借用负责人
    值班负责人收到通知后会于24小时内给予回复。若未收到回复,则另行联系物资管理人,收到其回复亦可。
若《物资借用流通登记表》填写不合格或表中所填写物资数量多于办公室实际数量时,秘书部干事在24小时内会告知借物资者,提醒申请人进行更改;若申请人24小时内仍不按要求填写,则视此次申请无效。
    若是因秘书部干事未及时回复更改意见而造成格式不正确,则视申请有效。该秘书部干事负责其后续跟进(物资的领取、归还以及确切时间)。
    物资申请过程中需要注意,只有在规定时间内按照规定的格式发送并收到秘书部干事确认的邮件回复后,才算申请成功,免受惩罚。
    临时借物资:若借物资者未提交或提交《物资借用流通登记表》时间未在领取物资2-4天前,则视为临时借物资,须补发《物资借用流通登记表》至协会邮箱,秘书部有权要求其接受惩罚。若活动举办部组在一年内出现2次及以上此行为,在之后的活动中仍出现临时借物资的情况,秘书部有权拒绝向其出借物资(除会旗、马甲、头巾外)。
    北校活动借物资:活动申请通过后,活动负责人填写《【社联五山校区】物资申请表》,直接到北校社联办公室(位于西八一楼)借用。

二. 领取物资
      借物资者在办公室值班时间前往领取物资。若借用物资中包含大型物资,可与秘书部干事协商活动当天前来办公室领取(此情况不属于临时开门)。
    值班时间:每周一、周四晚20:00至22:00(以秘书部值班公告为准)
    临时开门:若借物资者要求于非值班时间开门领取物资,则需联系值班负责人。开门后,秘书部有权要求其接受惩罚。
三. 归还物资
    借物资者需于南校活动后五天内,北校活动后一周内于值班时间前往办公室归还物资。
不允许在周四聚餐时归还任何物资。
    借取物资中带有大型物资(帐篷、桌子、胶凳)的活动举办完后,可当天将所有物资归还到办公室,但需直接联系经手人或领取物资当天值班负责人,等秘书部成员到场后,双方清点归还所有物资。
    只借取小型物资的活动必须在值班时间亲自前往办公室归还,与秘书部值班人当面清点,核对数量。
借物资者如未在规定时间内归还,秘书部有权要求其接受惩罚。

四. 物资转借(一)由于活动较多,物资不够引起的转借
           由秘书部值班人员协调,采用“活动先办者先得物资”的原则,活动先办方领取物资时填写物资转借证明,拿到物资时同时保管好转借证明,活动后办方向先办方拿物资时,先办方将物资与转借证明同时交给后办方。
    但若有特别重要(关乎协会整体大形象)的活动时,双方可通过协调尽可能取得合适的物资(重要活动较优先的原则)。
    归还时,先办方需归还转借后剩余所有物资,后办方需持转借证明归还包括转借物资的所有物资。
    转借时双方清点物资,若转借物资已缺失,在转借证明中标明缺失物资名称以及数量,秘书部将问责于先办方,相关处理与上一致。
    转借后物资归后办方所有,若后续使用有丢失,秘书部将问责于后办方,所以转借过程中双方请认真清点,确保交接正确!
(二)临时转借
    转接双方需通过短信或其他方式告知经手人,借方需补《发物资流通登记表》至协会邮箱并按时归还物资!秘书部有权要求其接受惩罚。

五. 惩罚措施
    秘书部与借用物资人协商后选择一种惩罚措施:
    ①整理、打扫办公室。
    ②清洗物资:25条头巾或10件马甲或两面会旗。
   (清洗物资者须于下次值班时间前往办公室归还物资。若出现某些问题导致未清洗完成,需与经手人联系说明情况并告知归还时间。)
    使用过程中物资的耗尽与丢失情况处理如下
    ①非消耗型物资(剪刀、胶凳、头巾等):借物资者需在一周内赔偿物资。
    ②消耗型物资(胶带、胶水、各种笔、颜料、便利贴等):物资用完无需赔偿。但在使用时请爱惜资源,不要造成不必要的浪费。若在使用过程中出现丢失,借物资者需在一周之内赔偿物资。
    ③会旗:若在使用过程中出现丢失,借物资者需自行定制,两周内补回。在此过程中会有秘书部成员追踪补回情况,若不按时补回,将接受惩罚(帮忙整理办公室、清点物资、洗物资等),具体惩罚项目将由秘书部成员定夺后通知。
    ④马甲、文化衫等无法实现赔偿的物资:借物资者需接受惩罚(帮忙整理办公室、清点物资、洗物资等),具体惩罚项目将由秘书部成员定夺后通知。













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