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[Fresh制度栏] 2018年场地申请制度

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发表于 2018-3-24 23:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 17扶桑 于 2018-5-8 18:57 编辑

场地申请制度
       活动负责人须在活动举办至少提前两周联系秘书部负责干事,申请空中教室须至少提前一个月,申请南校体育馆社团天地及宿舍楼会议室须至少提前一周。
      协会申请场地(除宿舍楼会议室和体育馆社团天地以外)需提前进行活动申请。

       活动负责人须根据参加活动大概人数(或具体场地)、借用时间、是否需要使用多媒体等信息选择需要的场地,然后主动明确告知秘书部干事(具体可参考附录里面的流程图及表格)


Ps:部组内部活动请自行借场地~
Ps:
不一定能申请到指定场地
但我们会尽力协调到大家都满意~


希望大家遵从秘书部的制度
共同做好每一个活动


场地申请负责人:扶桑
联系方式:微信:w1305633474     电话:15112947832     邮箱:961656959@qq.com


. 场地申请
(一)教室申请
1.教学课室
a. 申请流程
(1). 填写《教室借用申请表》《活动申请表》大学城版),并携带或打印北校活动申请表(已通过的);
(2). 把表交至社联办公室,并填写存档附表;
(3). 等待通知到社联办公室拿批条;
(4). 活动前一到两天将批条交至楼管处
b. 注意事项
(1). 教学课室需至少提前4天借用;
(2). 注册中心的办公时间为周一至周五的9:00-12:00、14:00-17:00;
(3). 只能申请当周及下周课室;
(4). 可借用时间为每周四下午、周四和周五晚和周六周日全天;
(5). 教学课室种类:A4除模拟法庭、A5七楼以下;教学课室规格:40/50/60/100/110/160/300;
(6). 由于社联的相关规定,简易流程(提前2-3天填写《教室借用申请表》→C1学工办找团委老师签字盖章→注册中心申请教学教室拿批条)不保证能借到教学课室。

2.模拟法庭(A4-104)
a.申请流程
(1). 首先需提前7个工作日在法学院微信办公平台办理预约登记(添加法学院学工办微信:xiaoxing204添加时备注学院、年级、班级和姓名)(只能预约当周及下周教室)(在电子版《A4-104登记表》上登记使用时间、用途、联系人、联系电话等,并由值班助理署名确认);
(2). 至少提前3天,填写《教室借用申请表》到C1-118找余琼莎老师签字,盖团工委章;
(3). 凭签字盖章的《教室借用申请表》联系模拟法庭管理员确认登记,签承诺书(一式两份);[模拟法庭管理员(学生助理):余德高(值班时间:周二第三四、五六节);张奇(值班时间:周一第七八节、周四第五六节)。
(4). 到B9北204(1)找赵苗苗老师签字(承诺书、申请表);
(5). 到B9北204(2)法学院团委办公室盖章,并预留一份承诺书;
(6). 到图书馆一楼注册中心打单并将押金与承诺书一同交楼管
b. 注意事项
(1). 模拟法庭仅限于开幕式、闭幕式、演讲辩论比赛、师生交流会等会议和学术报告活动使用。可容纳人数321人,借用时间不限。
(2). 活动结束后,清理现场,联系管理员签字预留的承诺书,于楼管处取回押金
(3). 押金为800元,活动结束后即归还

3.空中课室(A4-204)
a.申请流程
(1). 直接到B1-413b领取并填写大学城校区会议场馆申用表(记得检查是否为最新格式),并请余琼莎老师签字盖章;
(2). 再到B1-413a交表给老师。
b.注意事项
(1). 空中课室需提前一个月借用
(2). 申用单位填写:大学城校区团委学工办
(3). 余琼莎老师的签名盖章要盖在负责老师那里,不要盖在申用单位那里;学工办的蓝色椭圆章盖在申用单位处;
(4). 使用时间填写要具体化日期和节数;联系方式填写学工办的电话;
(5). 申请人的名字和联系电话需要写在申请表左上方,以便老师联系;
(6). 如需使用空调,需另交一份批条复印件至大学城校区后勤管理办公室B1-413郑老师处;
(7). 建议:在正式申请前,可以打电话给管委会老师事先询问场地是否(在申请的日期)还可以预约,提高申请效率。
(8).需要携带的资料:北校活动申请表通过版、南校活动申请表、策划、海报。


(二)生活区场地申请
1. 一、二饭门前空地
a.申请流程
(1). 填写《活动申请表》(大学城,并携带或打印北校活动申请表(通过版本)打印携带策划书
(2). 提前3-5个工作日把表交至社联办公室,并填写存档附表;
(3). 等待审批后到社联办公室拿活动申请表
b.注意事项
(1). 在使用场地的过程中,务必把申请表带到场地,方便保安或楼管的检查;
(2). 如需用电,交一份申请表复印件至C6栋架空层由物业维修部安排用电;

2. 体育场地
a.申请流程
(1). 填写《活动申请表》《场地清洁保证书》并复印一份负责人的学生证(附上个人签名),携带或打印北校活动申请表(通过版本);
(2). 提前3-5个工作日把表交至社联办公室,并填写存档附表;
(3). 等待审批后到社联办公室拿活动申请表;
(4). 到体育馆147房后勤办场馆中心盖章,并且交一份活动申请表复印件、活动负责人学生证或一卡通复印件以及《体育场地清洁保证书》;
b.注意事项
(1)、(2)同一、二饭门前空地;
(3). 若是借用球场,则需要注明申请球场的个数,足球场只能申请半场,且周一至周五只能申请到17:20以后的场地

3. 宣传品的悬挂、张贴及派送地点
a.申请流程
(1)、(2)、(3)同体育场地;
(4). 根据户外海报实际张贴数量索取盖章标签并贴在海报上。

4. 生活区宿舍活动室(即会议室)
a.申请流程
(1). 到C5一楼宿管办领取并填写《学生宿舍活动室借用申请表》
(2). 到B1-413-b团工委盖章;
(3). 将盖好章的申请表交回至C5一楼宿管办处;
(4).将申请表于活动当天交给相应的宿舍楼楼管.
b.注意事项
(1). 宿管办的办公时间为周一至周五的9:00-12:00、14:00-17:00和18:00-19:30
(2). 申请宿舍活动室需至少提前一周

5. C1、C2一楼会议室
a.申请流程
(1). 填写《教室借用申请表》;
(2). 到B1-413b找余琼莎老师签字;
(3). 将申请表交至楼管处;
b.注意事项
(1). 申请会议室需至少提前一周

6. C6秘书部办公室
a.申请流程
  联系秘书部干事,告知借用时间和理由
b.注意事项
(1). 值班时间不外借;
(2). 秘书部成员协商后,会让到时开门的干事与借用人联系;或把钥匙交予负责人;


(三)其他场地
1.社团天地
a.申请流程
(1).填写《体育馆社团天地申请表》;
(2). 把申请表发到社联邮箱:scut_usgs@126.com邮件主题格式:【GDC】+ 协会全称;文件名:【社团天地】+协会全称;
(3). 经过审核后,社团发展中心联系申请表上的负责人告知审核是否通过。若审核通过,只需在借用当天到体育馆的社联社团发展中心值班室出示负责人的一卡通和【纸质版】(注意是纸质版,自己打印)的申请表即可。若没有通过,及时联系社团发展中心工作人员进行协商,使用其他时间段;
b.注意事项
(1). 社团天地设有会议室、阅读室、阅读沙龙、体育沙龙、两间活动室、音乐厅,会议室规格:30+;
(2). 社团天地开放时间:工作日:19:00—21:00周末:10:00—12:00  14:30—20:30;
(3). 会议室、活动室均要提前三天申请
(4). 使用场地后需要清理干净场地并恢复原状,社发的值班干事会在协会使用完后进行检查,若卫生不合格或物质财产有损失会进行相应的扣分,情节严重者将按原价进行赔偿。


. 惩罚措施

(一)违规行为
1.不按时提交申请表
2.临时申请场地
a.根据超出规定时间的多少决定惩罚的度
b.突发的外接或外部活动需临时申请的不被惩罚
(二)注意事项
1.对于不执行或不按时执行惩罚者,惩罚为下次不帮忙申请场地(酌情而定);
2.若再犯上述错误,则升级惩罚。


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青鸟 发表于 2018-4-26 13:28
请问申请空中教室的话需要拿什么资料过去学工办让老师签字吗

需要携带北校活动申请表通过版、南校活动申请表、策划、海报
 楼主| 发表于 2018-5-2 15:53 | 显示全部楼层
2018.5.2修改内容:
1,“空中教室”的申请流程,补充“需要携带的资料:北校活动申请表通过版,南校活动申请表,策划,海报”
3,“教学教室”的注意事项补充:一个协会一次最多只能借三间教室
4,“社团天地”的注意事项补充:社联工作人员会联系申请表上的负责人,不是发邮件的人
5,校团委办公室地址搬迁至“大学城校区B1大楼413-1”
 楼主| 发表于 2018-5-7 23:16 | 显示全部楼层
 楼主| 发表于 2018-5-7 23:18 | 显示全部楼层
本帖最后由 17扶桑 于 2018-5-7 23:23 编辑

2018.5.7修改内容:
1.删除【“教学教室”的注意事项补充:一个协会一次最多只能借三间教室。】,可以借三间以上的教室。

2.修改空中教室的申请流程:
(1). 直接到B1-413b领取并填写大学城校区会议场馆申用表(记得检查是否为最新格式),并请余琼莎老师签字盖章;
(2). 再到B1-413a交表给老师。

 楼主| 发表于 2018-5-8 18:58 | 显示全部楼层
2018.5.8修改内容:
生活区宿舍活动室(即会议室)
a.申请流程
(1). 到C5一楼宿管办领取并填写《学生宿舍活动室借用申请表》;
(2). 到B1-413-b团工委盖章;
(3). 将盖好章的申请表交回至C5一楼宿管办处;
(4).将申请表于活动当天交给相应的宿舍楼楼管.
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