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[日常事务] 2018-2019年度Fresh Campus 制度规范——邀请与接待制度

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发表于 2018-9-6 20:46 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 17绒针 于 2018-10-6 00:56 编辑

邀请与接待制度

1. 邀请嘉宾类型和相应活动的嘉宾
邀请的嘉宾有三类:协会指导老师、协会老人家(校内前当家和已经毕业的老人家)、外部组织(外高校环保社团,外部环保组织,校内社团,社联)
注:一般只有协会层面的活动才需要邀请嘉宾
会员大会:需要邀请协会的老人家、外部环保组织 (指导老师由理事联系)
换届大会:需要邀请协会的老人家、外部环保组织(指导老师、社联由理事联系)
周年晚会、协会的宣讲会:协会老人家和外部组织
2. 邀请流程
1) 文案审核:活动负责人需至少在活动举办的两周前,扫描以下二维码填写申请表。
2) 沟通确认:负责人将在12小时之内查看申请并对邀请正文中不规范的表达提出修改意见,确定邀请正文最终版、发送邮件的具体时间;达成一致意见后,由FC负责把文档版做成正式邀请函。
注:FC发送的是图片版邀请函。如果需要发H5邀请函,请自行制作并在提交申请时把链接发给邮件负责人。

3) 邮件发送:FC会在活动开始前5-12天发送邮件到相应嘉宾的邮箱,具体时间可与邮箱负责人商榷。

4) 反馈情况:FC会在报名截止后24小时之内统计报名情况,反馈给活动负责人,并告知嘉宾的联系方式。

3.  邀请函基本要求
1) 文本内容健康,切忌反人类、反社会、反环保。
2) 邀请正文必须包含的信息有:邀请嘉宾的称呼、活动名称、活动具体地点、活动具体时间。
3) 可参照模板来写,也可自由发挥,但内容必须包含上述信息,表达要通顺,语气以正式为宜。建议根据具体活动的主题及特色来撰写邀请正文,建议发给不同对象用不同的邀请正文。
4) 杜绝错别字、协会常识性错误。
5) 通常字数在80—140字,简洁明了,避免歧义。


模板:
亲爱的XXX:
衷心感谢您对(本)协会长久不变的关注。___________(活动名称)谨定于X年X月X日(星期X)____(时间段)__:__至__:__于华南理工大学(X校区)_______(具体地点)举办。届时恭候您的到来。
此致
华南理工大学Fresh环保协会
XX年XX月XX日

示例(十七周年庆):
亲爱的老人家们:
又逢一年生日时,又到一年毕业季,凤凰花开,生日趴至,Fresh十七周年庆谨定于2016年6月4日星期六晚上19:00-21:30于华南理工大学(大学城校区)A4-204(空中教室)举办。欢迎您回家共同见证Fresh第十七年的成长,与小孩话话家常,欢聚一堂,共庆Fresh十七岁的青春。
此致
华南理工大学Fresh环保协会

4. 邮箱负责人
伯劳  电话(微信):18719344504   邮箱:1092845188@qq.com





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