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[日常事务] 2018-2019年度Fresh Campus 制度规范——通知申请制度

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发表于 2018-9-6 20:52 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 伯劳 于 2018-9-6 20:58 编辑



通知申请制度
1.   可操作的通知形式
小F微信群发、小F朋友圈、会员QQ群扫群会员微信群扫群、手机短信群发、QQ会员群邮件、协会邮箱群发邮件等。
注:
1)     红色字为最常用的通知发送方式,也是FC建议使用的通知方式,但不是每个通知都需要这三个都发,可由通知发送申请人和小F按实际情况而定;
2)     小F朋友圈也可申请使用,由小F决定是否有必要使用;
3)     手机短信群发成本高、效果不好,FC不建议使用,必要时候可申请使用;
4)     邮件通常用于大型活动(如换届大会、会员大会、周年庆等)的正式通知;详细申请方式将在后面“邀请与接待制度”中阐述,本章仅阐述日常活动通知申请方式。
2.   申请方式
为了提高效率,降低对接沟通的成本,现决定将小F作为“通知申请”唯一的对接人。
活动负责人在活动开始前3—7天内(不同活动适合的时间不同,小型活动可在3天前发送),说明通知的【部组+自然名+活动名称】,并将宣传文案(微信群发稿、会员群扫群稿或手机短信等)发给小F审核。小F在收到通知12小时内,和活动负责人讨论,确认最终版文案。
若私聊小F得不到回应,请直接私聊小F后台人员。(联系方式如下第4点)
3.   具体流程
1)     文案审核:活动负责人在活动开始前3—7天内(不同活动适合的时间不同,小型活动可在3天前发送)把宣传文案(微信群发稿、会员群扫群稿或手机短信等)发给小F审核。
2)     沟通确认:小F在收到通知12小时内,和活动负责人讨论,确认最终版文案。并确定发送通知时间、频率,选择发送形式(会员群、小F微信群发、小F朋友圈等)。若需要将通知发送至会员群,小F工作人员将会自行和会员群负责人联系,无需再次沟通
3)     发送通知:活动举办前的3、2、1天可连续扫群通知,活动负责人可自行连续扫群,如有推送可转发相关微信推送;也可通知会员群管理员帮忙发公告。负责人与小F沟通好,FC即可负责后续微信群发、朋友圈发送通知。
4)    活动直播以及回顾分享(非所有活动):FC 鼓励各位活动负责人在进行活动期间发照片至会员群与大家分享、发给小F让它发朋友圈进行活动直播;活动后3天内在会员QQ群上进行照片分享以及感想分享。但不硬性要求!
目的:提高活动的影响力,吸引未参与的会员注意,鼓励会员参加之后的活动。
注:
a.     小F微信群发、小F朋友圈不建议多次发送;会员群可多次发送通知,但需注意频率,最多一天两次
b.     遇上协会活动扎堆时期,通知较多的情况,小F将和相关活动负责人商议调配时间;
c.     若是需要报名的活动,则必须保证各个渠道发送通知的同步性,以便保证公平;
d.     一般发送时间段为中午12点到13点,下午5点到7点,晚上9点到11点,紧急通知除外;
e.    若未经小F审核,私自在会员群上发活动通知,FC将会私聊你了解情况...;
f.      照片请提前筛选,选择较有代表性的几张;
g.     如果需要小F发朋友圈进行活动直播,需提前与小F沟通好,以免造成小F不能及时发送的失误;如果在活动进行期间或活动后想在会员群里面进行照片分享,不需要提前说,可自行安排。
4.   小F当值负责人

5.   宣传文案基本要求
1)    文本内容健康,切忌反人类、反社会、反环保。
2)    一般开头着重标出活动名称,基本内容必须包括活动地点、时间、活动事件描述,面向对象、招募人数、报名方式、注意事项等等;若短信微信报名,要有负责人的相关信息(姓名、手机号);若表单报名,提交报名链接及二维码
3)    语言为中文、英文;语气词、网络用语等酌量,不要大篇幅使用;表情、颜文字等适量使用,使分段、过渡等更明显,语气活泼。
4)    杜绝错别字、协会常识性错误。
5)    通常字数在80—140字,简洁明了,避免歧义。
示例:
1)       (票圈)
风吹过四季,吹散了我的回忆。我的梦里,你的影子断断续续。
那时我们靠得很近,你的白衬衣上还有迷迭香的气息。如今故人千里,我到哪里找你的痕迹。
纵我寻寻觅觅,却也敌不过你一句:
【来十佳社团竞选游园会找Fresh吧!】
【时间】本周六(4月22日)下午15:30~17:30
【地点】北校34号楼后轮滑场
2)       (票圈)
想你,上大学的第918天。你的存在犹如阳光,即便不去找你想你却总能给我温暖。
舍友说,你肯定是恋爱了。对啊,不是吗,看着你的照片傻笑,想着和你一起走过的路能发呆一早上,这就是恋爱的青涩吧
这次,我鼓起勇气,一定要说:
【来十佳社团竞选游园会找Fresh吧!】
【时间】本周六(4月22日)下午15:30~17:30
【地点】北校北二饭堂前空地
3)       (报名招募)
深圳福田红树林自然保护区之旅开始啦!!!
想在深圳海湾度过惬意的下午吗
想要与红树林物种近距离接触吗
想看到美丽的花草和鸟类吗
【时间】4月15号(周六),中午12点10分
【地点】一饭水吧集合
【注意】名额十分有限,快来报名!来回车费80元,会员可报销一半。
【报名方式】编辑短信 “深圳红树林保护区自然体验+姓名/自然名+手机号码+会员/非会员” 请发送至土拨鼠(17728102657)
详情请关注协会公众号【华工Fresh环保协会】
4)       (活动通知)
校园育种之秋茄领养活动摆摊啦!!!
【指尖上的红树林】等你来!
小小秋茄,背井离乡
坚强生长,默默等候
只愿在对的时间遇见对的你!
你是否也期待着遇见它?
【时间】4月13号
【地点】一饭、二饭门口
秋茄在这里等待与你的邂逅!
等待着你来将它带走!





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