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[Fresh制度栏] 2019年志愿时申请工作规范

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发表于 2019-10-22 13:12 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 大鱼 于 2019-10-22 13:38 编辑

2019年志愿时申请工作规范

一、申请流程


(一)填写申请表

请至少在活动举办前七天下载最新版申请表“华南理工大学志愿服务活动申请表”(附件一)并填写完成。需注意:

1、【志愿服务时间】活动实际开展的日期,对于活动开展的时间日期有不确定性的,可以适当扩大范围,但是不要超过实际执行日期以外三天,且必须保证活动实际开展日期在志愿时申请表填写的志愿服务时间之内。

2、【志愿服务地点】活动举行的大致地点,范围可以稍广。

3、【志愿者人数】对于无需进行面试等筛选的活动,参与人数上限最好不要超过报名需求人数的10%;对于其他情况,负责人可以根据实际需要决定人数上限。

4、【志愿者来源】根据实际需求填写志愿者的来源,如社团成员、华南理工大学全体同学、大学城校区全体同学等。

5、必须保证申报认定表所有内容完整显示在一张A4纸内(不得跨页显示)。

6、请务必准确填写申请表中的必填内容。

(二)递交资料

活动举办前七天,务必将上述的申请表和该活动的活动策划(策划书内的活动时间要跟申请表的一致)发至秘书部工作邮箱mishuaffairs@scutfresh.org,邮件主题命名格式为:志愿时申请+活动名称(简称,不宜过长)+活动时间+负责人自然名,并加入志愿时申请工作群,方便后续工作进行,之后的申请流程由我们完成。


二、活动流程
目前志愿时认定主要分为三种方式:扫码计时、补录与纸质证明。
(审核通过之后就会告知是哪种方式)
以下分别这三种方式的后续流程


*针对扫码计时的项目:

(三)通知志愿者报名

审核通过后我们会返回申请者活动名称、报名网址以及活动的签到二维码和签退二维码,请申请人根据所提供的活动名称、报名网址,通知志愿者至少在活动开始前三天登录广东志愿者网搜索报名参加该活动。


(四)督促志愿者扫码

二维码用于志愿时的认证和录入。请申请人交代志愿者关注i志愿微信公众号(微信号为gd-zyz),并督促志愿者在活动开始前登录自己的账号,点击公众号下方【志愿中】栏中的【扫码计时】,使用微信在活动开始时扫描签到二维码,在活动结束时扫描签退二维码。两次扫码的时间间隔将会是实际志愿时长。
若有志愿者因故无法扫码记录志愿时或扫码志愿时录入失败,活动负责人需按照“志愿者信息登记模板”(附件二)将未录入成功的名单(可以只填写姓名和学号)发送给秘书部负责人。

*针对补录的项目:

(三)发送志愿者补录名单

审核通过后我们会向负责人通知。补录的项目不需要在广东志愿者网报名,但活动主办方需通知志愿者检查报名时提供的手机号是否与i志愿系统中的一致,若不一致应及时更新i志愿系统中的手机号或者提供正确的手机号。

活动结束后,活动主办方在活动结束十个工作日内按照志愿者录入名单模板”(附件三)将活动信息、志愿者信息,一到三张活动照片及签到表等发送给秘书部负责人。

若有志愿者因提供手机号错误无法录入志愿时,活动负责人需按照“志愿者信息登记模板”(附件二)将未录入成功的名单(可以只填写姓名和学号)一到三张活动照片及签到表发送给秘书部负责人。(可以只填写姓名和学号)


*针对纸质证明的项目:

(三)发送志愿者名单

审核通过后我们会向负责人通知。纸质证明的项目不需要在广东志愿者网报名。
活动结束后,活动主办方在活动结束十个工作日内按照“志愿者信息登记模板”(附件二)将活动信息、志愿者信息等发送给秘书部负责人。

二、注意事项

1.若在活动宣传过程中要提到参加该活动可以添加志愿时等字眼的,请于活动开始宣传前两天把志愿时申请发给秘书部负责人。否则若志愿时申请审批不通过,秘书部不承担相关责任。

2.若在规定申请时间内(至少活动举办七天前)秘书部未收到项目的志愿时申请表以及活动策划,则秘书部不负责该项目的志愿时申请且不承担相关责任。

3.若要修改志愿时申请表或活动策划书,请至少在活动举办前三天与秘书部负责人联系。

4.请根据所提供的活动名称、报名网址,通知志愿者及时通知志愿者报名参加活动,未在截止日期前报名的志愿者无法使用扫码计时功能。

5.签到和签退二维码只在活动时间前后有效,签到二维码在活动开始前两小时生效,签退二维码在活动结束后两小时失效。活动负责人需监督志愿者在此期间完成签到和签退,过早签到或过晚签退都会使志愿时录入失败。有多次多天活动的,每次活动都要签到签退。

6.两次扫码的时间间隔是实际志愿时长,该时长一旦成功录入则不得以任何理由改动。

7.请各位负责人在志愿时录入完成之前务必与志愿者保持联系。

8.请各位负责人记住活动结束的时间,并在活动结束后十个工作日(尽量在一个星期以内)内联系秘书部负责人(大鱼),提交相关资料。



补充:

1.现协会志愿时添加由校青志办理,可能会存在时间差,请耐心等待。

2.目前志愿时认定的三种方式:
对于普通项目一般使用扫码计时直接添加志愿时。
对于周期较长的项目等不适合扫码计时的项目使用补录方式录入志愿时。
对于人数较少、不适合补录的项目使用纸质志愿服务证明,由学院负责具体的认定。

3.上面提及的文件均在论坛该制度帖子的附件里。


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